Офис-менеджер
Формат работы: Офис, с периодическими поездками по Лимассолу
Занятость: Частичная, с гибким графиком (утро/день)
О роли
INXY Payments ищет проактивного и находчивого офис-менеджера, который возьмет на себя полное управление нашим офисом в Лимассоле, где в настоящее время работает около 15 человек.
Мы ищем человека, который замечает, что нужно сделать, находит практические решения и доводит задачи до конца. Вы будете создавать комфортную и хорошо организованную рабочую среду, координировать подрядчиков и поставщиков, поддерживать ежедневные административные процессы и помогать с периодическими личными и деловыми поручениями.
Основные обязанности
Управление офисом
- Полная ответственность за повседневную работу офиса.
- Поддержание запасов канцелярских товаров, снеков, кофе и других необходимых вещей.
- Обеспечение комфортной, гостеприимной и хорошо организованной атмосферы в офисе.
Инфраструктура и подрядчики
- Координация уборки, ремонта, обслуживания интернета, принтеров и другой офисной инфраструктуры.
- Поиск и управление сантехниками, электриками, техниками и другими поставщиками услуг.
- Ведение переговоров с поставщиками, контроль качества их работы, обеспечение надлежащего и своевременного выполнения задач.
Администрирование и операционная деятельность
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции и доставок.
- Сбор и организация счетов и подтверждающих документов для бухгалтерии.
- Помощь в организации парковки и другие административные вопросы, связанные с офисом.
- Подготовка рабочего места и необходимых офисных принадлежностей для новых членов команды.
Личная и исполнительная поддержка
- Выполнение периодических офлайн-поручений, включая сбор и доставку документов, покупку подарков, обслуживание автомобиля.
- Поддержка ведущего персонального ассистента в бронировании, исследованиях и других разовых запросах.
Мероприятия для команды
- Помощь в организации мероприятий по тимбилдингу, праздников и офисных активностей.
- Координация мест проведения, поставщиков, логистики и необходимых покупок.
Что мы ищем
- Опыт работы в сфере управления офисом, операционной деятельности, администрирования или аналогичной должности от 1 года.
- Проактивный и независимый подход к работе.
- Сильные навыки решения проблем и способность выполнять задачи без постоянного надзора.
- Уверенное использование Google, ChatGPT, личных контактов и других ресурсов для поиска эффективных решений.
- Дружелюбное, клиентоориентированное отношение в сочетании с уверенностью вести твердые переговоры с поставщиками и подрядчиками.
- Отличные организаторские навыки и внимание к деталям.
- Свободное владение русским и английским языками.
- Наличие личного автомобиля и готовность к поездкам по Лимассолу при необходимости.
Расходы на топливо и другие согласованные транспортные расходы, связанные с рабочими поручениями, будут компенсированы.
